Description du poste

1- Mission principale

Sous l’autorité du Coordonnateur régional du Projet de Zone de Transformation Agro-industrielle du Nord (PZTA-Nord ou Agropole Nord), l’Assistante de Direction est chargée d’assurer les travaux d’assistance administrative dans les règles de l’art. Elle aura pour missions principales de gérer l’accueil des visiteurs, les courriers et e-mails (réception, réponse, transmission), d’assurer la coordination de la circulation d'informations entre les services du Projet et d’organiser le classement et l’archivage des documents (papier et électronique).

Responsabilités du poste

2- Tâches et responsabilités

L’Assistante de Direction aura les tâches et responsabilités ci-après :

• Réception et filtrage des appels en fonction de leur importance,
• Accueil physique des visiteurs et leur bonne installation,
• Mise à jour du répertoire des contacts (identification, adresse, téléphone fixe et cellulaire, adresse email).
• Gestion de l’agenda du Coordonnateur régional et des autres responsables du Projet,
• Planification et organisation des rendez-vous, réunions, déplacements des agents,
• Anticipation des besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires,
• Préparation des séminaires, ateliers, réunions et manifestions en interne ou à l’extérieur,
• Organisation et gestion des réunions des responsables de service,
• Réception et filtrage des courriers,
• Constitution, mise à jour et archivage des dossiers,
• Fourniture d’informations fiables et régulières aux responsables et aux agents du Projet,
• Veille à la confidentialité des informations,
• Conception et mise en forme des documents,
• Classement et archivage des dossiers et de la documentation.

Qualifications requises

3- Critères de sélection

L’Assistante de Direction devra avoir le profil et les expériences ci-après.

Education requise : (Le non-respect de ce critère est éliminatoire)

• Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bac+3 en bureautique, assistanat de direction ou équivalent ;

Expérience requise

• Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle en secrétariat ou assistanat de direction.

Compétence requise

• Avoir une excellente capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction ;
• Rigueur et sens de l'organisation, qualité morale irréprochable.

Connaissance linguistique et informatique

• Bonne connaissance de l’informatique, notamment des logiciels de bureautique ;
• Parfaite maîtrise du français et une bonne capacité de communication et d’écoute.

NB : Les coefficients de pondération sont : 80% pour la phase évaluation des dossiers de candidature (CVs) et 20% pour la phase entretien.

        a- Durée du contrat

La durée du contrat sera de (02) ans renouvelables sur la durée du Projet et conformément aux dispositions du contrat qu’elle aura signé avec le Coordonnateur national de la CEP, en accord avec la Banque islamique de Développement (BID). Elle ne sera confirmée qu’après la revue de ses performances après la première année d’exercice. Le renouvellement du contrat sur la durée du projet ne peut intervenir que si ses états de services sont satisfaisants pour la CEP et pour la BID. La durée du Projet est de cinq (05) ans.

        ​​​​​​​b- Zone d’affectation

Dans le cadre de sa fonction, l’Assistante de Direction sera basée au siège du Bureau régional et interviendra à temps plein avec des déplacements dans les zones d’intervention du Projet des Agropoles.

         c- ​​​Critères de performance

L’évaluation des performances sera réalisée sur la base des objectifs définis par le Système d’Évaluation des Performances des Ressources Humaines de la Cellule d’Exécution du Projet/ Unité de Coordination National du Projet des Agropoles. Les résultats attendus et les indicateurs de réalisation de chacun des objectifs définis seront arrêtés d’un commun accord avec le Coordonnateur régional de l’Antenne Nord pour les douze (12) mois du contrat.

Exigences liées au poste

• Domaine(s) de compétence métier:
  • Assistant(e) de direction
• Domaine(s) de compétence transverses:
  • Orientation vers le service
• Domaine(s) d'étude:
  • Secrétariat /Assistanat de Direction
• Niveau d'étude: Bac + 3,
• Expérience proféssionnelle: 5 à 10 ans,
• Expérience proféssionnelle géographique:
  • Senegal
• Niveau hiérarchique du dernier poste occupé: Maitrise/technicien supérieur/Assistant projet,
• Nationalité(s):
  • Toute nationalité
• Disponibilité: moins d'un mois
• Mobilité: Oui