Responsable Administratif et Financier

1- Mission

Sous l’autorité du Coordonnateur national de la Cellule d’Exécution du Projet de Zones de Transformation Agro-industrielle (PZTA ou Agropoles), le Responsable administratif et financier (RAF) est chargé, au niveau national, de la gestion administrative, budgétaire, financière et comptable de la Cellule d’Exécution / Unité de Coordination nationale du Projet des Agropoles selon les conditions et modalités spécifiées dans les Accords de prêts ainsi que les dispositions administratives, financières et comptables prévues dans le manuel de procédures.

2. Tâches et responsabilités

Sous l’autorité du Coordonnateur national, le Responsable administratif et financier est chargé de mettre en œuvre, de superviser et de contrôler la gestion administrative, budgétaire, financière et comptable du projet. A ce titre, les tâches et responsabilités suivantes l’incombent :

• Gestion budgétaire

• Participer à la programmation des activités du projet, selon un calendrier préétabli et des procédures détaillées communiqués à toutes les parties prenantes, en se basant sur les activités prévues dans le budget global du projet et le calendrier d’exécution prévu dans le rapport d’évaluation et/ou mis à jour durant la période du Projet ;
• Participer à la coordination de la préparation des programmes d’activités annuels au niveau central et au niveau des antennes, et assurer la consolidation pour l’élaboration des PTBA annuels et leur soumission à l’approbation par le Comité de Pilotage dans les délais, tout en s’assurant de la conformité des PTBA aux activités et aux coûts prévus dans le budget global du Projet ;
• Préparer, à partir des PTBA, les plans prévisionnels de la trésorerie du Projet permettant la mobilisation à temps des fonds requis ;
• Mettre en place un suivi de l’évolution du budget global du projet retraçant toutes les révisions, permettant la compilation et le suivi automatisés de l’allocation des coûts par composante, activité, catégorie et sources de financement ; et veiller au respect des procédures de validation des révisions budgétaires ;
• Assurer la mise en place d’un suivi budgétaire adéquat sur le logiciel en place, comprenant le suivi de l’exécution du budget global du Projet et des budgets annuels ; les contrôles budgétaires, y compris le contrôle et visa préalable aux engagements et le contrôle automatisé des dépassements budgétaires ; le suivi périodique de l’exécution budgétaire avec l’analyse et l’explication des variations entre le budget et les réalisations en collaboration avec les responsables des activités ; la préparation de rapports mensuels sur l’exécution budgétaire et l’organisation de réunions avec les parties prenantes pour discussion de l’avancement du Projet et prise des actions nécessaires ;

• Gestion financière et comptable

• Assurer la mise en œuvre effective du manuel des procédures administratives, financières et comptables du Projet ;
• Formuler, quand c’est nécessaire, la mise à jour et/ou l’amélioration du manuel des procédures pour mieux répondre aux besoins de mise en œuvre du Projet ; 
• S’assurer de la mise en place adéquate du logiciel de gestion comptable et financière du Projet, pour la tenue d’une comptabilité (générale, analytique et budgétaire) adaptée au Projet et détaillée (par composante, activité, catégorie, et source de financement), le suivi de l’exécution budgétaire, le suivi de l’exécution des engagements, l’édition des formulaires et états de décaissement, et l’édition automatisée des rapports et des états financiers requis pour le Projet ;
• Prendre les dispositions nécessaires pour améliorer le paramétrage du logiciel en fonction des besoins du Projet ; 
• Superviser la tenue à jour de la comptabilité du Projet conformément au référentiel comptable applicable ;
• Superviser les travaux de clôture annuelle des comptes et la justification des soldes comptables ; 
• Assurer une gestion efficace de la trésorerie du Projet garantissant la disponibilité des fonds pour honorer les engagements dans les délais ; et la mobilisation à temps des fonds par les bailleurs et par la contrepartie ;
• Assurer le contrôle interne des transactions du Projet y compris le contrôle préalable aux engagements (le contrôle de conformité et disponibilité de budget), le contrôle préalable à l’ordonnancement des dépenses (contrôle de l’éligibilité des dépenses, contrôles de la régularité dont la conformité des approbations, l’attestation du service fait, l’exhaustivité et l’authenticité des pièces justificatives, etc.) ;
• Contrôler les ordres de paiement des dépenses à travers les comptes bancaires du Projet et les demandes de décaissement à soumettre aux bailleurs de fonds ;
• Cosigner avec le Coordonnateur les ordres de paiement sur les comptes bancaires du Projet ;
• Assurer la responsabilité de l’établissement des demandes de décaissements conformément aux règles et procédures applicables, y compris la justification de l’utilisation des avances sur le compte spécial ;
• Assurer le suivi des comptes bancaires du Projet et le contrôle des rapprochements bancaires mensuels ;
• S’assurer de la bonne gestion des fonds décaissés sur les comptes bancaires du projet, y compris les comptes spéciaux et comptes de la contrepartie, et relever toute anomalie ;
• Mettre en œuvre les procédures exigées pour la mobilisation des fonds de contrepartie sans retards ;
• Tenir un suivi détaillé des fonds reçus des bailleurs de fonds et le rapprochement périodique avec les rapports des décaissements issus des systèmes des bailleurs concernés ;
• Préparer dans les délais les rapports financiers intérimaires et les états financiers annuels du Projet, les rapports au Comité de Pilotage, et toute autre information requise sur l’avancement du Projet ;
• Veiller au respect des clauses des Accords de Financement par les différents acteurs du Projet ;
• Assurer le suivi des relations financières avec l'Etat et les bailleurs de fonds, ainsi qu’avec le Trésor, les banques et les autres institutions financières ;
• Entreprendre en coordination avec les autres membres de l’UGP toute initiative susceptible de promouvoir l’efficacité et la bonne exécution du Projet ; 
• Assurer l’organisation, la coordination et la supervision des travaux administratifs, financiers et comptables du Projet, et apporter l’encadrement et l’appui requis au personnel recruté à cet effet ;
• Veiller à engager le recrutement de l’auditeur externe dans les délais appropriés ;
• Collaborer avec l’auditeur externe pour une planification préalable appropriée des missions d’audit et la transmission des rapports d’audit dans les délais impartis ;
• Prendre toutes les diligences nécessaires afin que l’audit des comptes puisse se passer dans les délais requis et dans de bonnes conditions ;    
• Appuyer et collaborer dans les missions de supervision du Projet, d’audit interne et toutes autres missions menées par l’Etat et par les bailleurs de fonds ;
• S’assurer du respect des clauses des accords de financement ;
• Tenir un suivi des recommandations formulées par l’auditeur, les bailleurs de fonds et les structures de l’Etat, et s’assurer de la mise en œuvre des actions appropriées dans les délais fixés ; 

• Gestion administrative et du personnel

• Assurer la gestion administrative adéquate du personnel du Projet (tenue et archivage des dossiers, suivi de la présence, contrôle et validation des rapports d’activité mensuels, contrôle et validation des ordres de paiement, évaluation de la performance, pourvoi des postes vacants, etc.) ;
• Organiser et répartir les tâches du personnel de soutien et superviser leur travail ;
• Contribuer dans l’organisation des missions et contrôler la justification adéquate des frais ;
• Contribuer dans l’évaluation périodique de la performance du personnel du Projet ;
• Assurer une gestion adéquate du patrimoine du Projet, y compris l’identification et l’enregistrement, l’inventaire physique et le rapprochement avec les données comptables ;
• Veiller à la bonne utilisation et conservation des actifs du Projet ;
• Assurer la gestion des stocks de matières (fournitures de bureau, carburant, etc.) ; 
• Appuyer la tenue des réunions de l'UGP, du comité de pilotage et autres réunions se rapportant au Projet ; 
• Assurer un classement et archivage adéquats des documents et pièces justificatives se rapportant au Projet ; 
• Exécuter toute autre tâche en lien avec les prérogatives et compétences demandées par la hiérarchie.

3- Critères de sélection

Education requise : (Le non-respect de ce critère est éliminatoire)

• Titulaire d’un diplôme d’enseignement supérieur de niveau Bac + 5 (Master 2) au minimum en comptabilité, finance, gestion ou audit (DESS, DEF, DESCF, DCG, DSCG, DESCOGEF) ou tout autre diplôme équivalent.

Expériences requises

• Expérience professionnelle prouvée d’au moins 10 ans en dans le domaine de la gestion financière, dont au moins cinq (05) ans à un poste de Responsable administratif et financier (RAF) de projet(s) de développement financé(s) par des bailleurs de fonds internationaux.

Expériences souhaitables 

• L’expérience dans le poste de RAF de projets financés par la BAD et la BID serait un atout.
• La présentation de certificat de formation sur le SYCEBNL serait un atout,
• La présentation de certificats de formation sur le TOMPRO et Excel seraient un atout,
• L’expérience en gestion de ressources humaines serait un atout ;

Compétences requises

• Maîtrise des principes comptables et du système comptable des entités à but non lucratives (SYCEBNL).
• Maîtrise des règles et procédures de la Banque africaine de développement et de la Banque islamique de développement (en matière de gestion financière, des décaissements, et des acquisitions) ;
• Grande capacité d'analyse des données financières, synthèse, communication, et rédaction de rapports financiers ;
• Références au cours des 2 dernières années faisant état d’une capacité probante d’organisation du travail, travail rigoureux axé sur l’atteinte des objectifs, gestion et encadrement d’une équipe, intégrité professionnelle et honnêteté intellectuelle ; 

Connaissances linguistiques et informatique 

Maîtrise des logiciels de gestion financière et comptable des projets tels que TOM2PRO, et de l'outil informatique et bureautique (Excel, Word, etc..). 

NB : Les coefficients de pondération sont : 80% pour la phase évaluation des dossiers de candidature (CVs) et 20% pour la phase entretien.

                    a- Durée du contrat

La durée du contrat sera d’une (1) année renouvelable sur la durée du Projet et conformément aux dispositions du contrat qu’il aura signé avec le Coordonnateur national de la CEP, en accord avec la Banque Islamique de Développement (BID). Le renouvellement du contrat est subordonné à une évaluation de performance satisfaisante confirmée la CEP, la BID et la BAD.

                    b- Zone d’affectation

Dans le cadre de sa fonction, le Responsable administratif et financier sera basé à Dakar et interviendra à temps plein avec des déplacements dans les zones d’intervention du Projet des Agropoles.

                   c- Critères de performance

L’évaluation de la performance sera réalisée sur la base des objectifs de performance, des résultats attendus et les indicateurs de réalisation des objectifs définis. Les critères de performance seront arrêtés par la CEP, soumis à la BID et la BAD pour avis, et seront inclus dans le contrat avec le consultant.