Spécialiste en Passation des Marchés

I-     Mission

Sous l’autorité du Coordonnateur National de la Cellule d’Exécution des Projets (CEP PZTAs / Agropoles), le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) est responsable de la planification, de la conduite et de la supervision de l'ensemble des processus d'acquisition du projet. Il/Elle garantit la conformité des opérations d'achat conformément aux règles et modalités stipulées dans les accords de prêt, ainsi qu'aux dispositions du manuel de procédures.

II.     Mandat, Tâches et responsabilités

Le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) de la CEP des Agropoles aura pour mandat :

     - d’appuyer les experts du projet dans la planification et la mise en œuvre des activités de passation des marchés et en assurer le contrôle qualité ; 

     - d’appuyer à la mise en place des instruments de base de la passation de marchés (manuel des opérations, directives et documents de gestion des marchés) conformes aux exigences nationales et des directives des bailleurs de fonds ;

     - de mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement ;

     - d’appuyer à l’élaboration des DAO et DP, les rapports d’évaluation des offres et propositions et projet de contrat et toutes activités lies au processus de passation de marchés ;

     - de développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;

     - de développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés dont le système de classement.

Sous la supervision du Coordonnateur de la CEP, le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) de la CEP des Agropoles aura les tâches et responsabilités ci-après.

⮚ De la mise en place d’un système de gestion de la passation des marchés :

         - la planification des opérations de passation des marchés, 

         - le suivi de l’avancement,

         - l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de passation des marchés.

⮚ Du contrôle qualité de l’ensemble du processus d’acquisition : 

         - Faire le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou de l’unité de coordination du projet de la préparation et la finalisation des termes de référence (TDR), pour les services de consultant, et des spécifications techniques des biens, services autres que services de consultant et des travaux ;

        - Elaborer en rapports avec les experts concernées les dossiers d’appel d’offres, et des demandes de propositions (suivant les modèles type des bailleurs) devant être soumis à la non objection de la BAD ou la DCMP, et assurer leur transmission/vente selon le cas ;

       - Procéder au lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis a manifestation d’intérêt ou présélection), selon les méthodes convenues dans le Plan de passation des marchés ;

      - Assurer le contrôle qualité des rapports d’évaluation des offres et propositions reçues, y compris des procès-verbaux d’ouverture des offres, et assurer le secrétariat des séances publiques d’ouverture des plis ;

      - Assurer que les procès-verbaux d’ouverture de plis et d’évaluation des offres sont signés conjointement par les membres désignés de ces commissions ;

      - Être l’interlocuteur du bailleur de fonds pour toutes les questions relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications liées à l’obtention des non objections du bailleur de fonds ;

      - Préparer les contrats, après l’obtention des avis de non objection si c’est requis, et veiller à leurs signatures par les personnes habilitées à le faire ; et concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs ;

      - Développer des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés.

      - Assurer la mise en place d’un système d’archivage des documents de passation de marchés.

➢ Du suivi des marchés dans le PPM (Suivi Systématique des Echanges dans la Passation des marchés) ;

➢ De vérifier la planification, la préparation et la consolidation du plan de passation des marchés du projet et de toute actualisation requise ; ➢ De l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le manuel des procédures d’acquisition de la Cellule d’exécution du projet, mais également de tout autre rapport lié à la passation des marchés que les bailleurs pourraient demander dans le cadre de l’exécution du projet des Agropoles.

➢ De la mise en place et la tenue régulière d’un système de classement des dossiers de passation des marchés en collaboration avec les experts, les Cellules de passation des marchés et les commissions de marchés du projet. Ce système inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marché y compris les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue a posteriori et l’audit des acquisitions du projet ;

➢ De l’archivage de tous les documents liés à la procédure de passation et d’exécution des marchés.

Critères de sélection

Le Spécialiste en Passation des Marchés (SPM) de la CEP des Agropoles devra avoir le profil et les expériences ci-après :

Education requise

- Être titulaire d’un diplôme de niveau Bac+ 5 ans au minimum en droit, économie, finances, passation des marchés, génie civil ou équivalent

Expériences requises

- Justifier d’une expérience professionnelle d’au moins de dix (10) ans dans le domaine de passation des marchés dont au moins cinq (5) ans en tant que Responsable de la passation des marchés dans un projet financé par la Banque africaine de Développement (BAD) ou par un autre bailleur de fonds

Expériences souhaitables 

- Avoir une bonne connaissance des procédures nationales et des procédures des principaux PTF en matière d’acquisition, notamment de la BAD, BID etc ; Avoir des connaissances en génie civil ;

- Expérience avérée dans l’archivage des documents liés à la procédure d’acquisition et à d’exécution des marchés. Compétences requise

- Avoir une bonne connaissance des procédures et des mécanismes de financement des bailleurs de fonds en particulier la BAD ;

- Avoir une bonne capacité de rédaction de rapports des acquisitions ;

- Avoir le sens de l’organisation et de la planification des marchés ;

- Avoir le sens de l’initiative et une rigueur dans le traitement des dossiers ; et

- Avoir la capacité de travailler en équipe et sous pression et d’entretenir de bonnes relations interpersonnelles

Connaissances linguistiques et informatique

- Avoir une bonne maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc..) ;

- Excellente maîtrise du français (oral et écrit)